Специфика оформления внутренних документов

Они принадлежит к наименее регламентированному сегменту документооборота. Согласно ему, внутренними считаются все официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их компании. Однако с введением в действие нового ГОСТа 7. Внутренние документы играют важную роль в документационном обеспечении управленческих процессов.

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно: Генеральным директорам предприятий нефтяного комплекса При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя. Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес: О. Шепелевой ул. Тракторная, 15, кв. Андреевка, Игнатьевский р-н, Ульяновская обл.

24.Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота.

Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании. Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации.

Регистрация и организация движения внутренних документов К внутренним документам относятся: локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции; организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т. Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправленных документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Например, докладные и служебные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

Проекты организационно-распорядительных документов после их подготовки и согласования специалистами заинтересованных структурных подразделений передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству. Приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства и т. Чтобы процесс согласования документов не затягивался, важно предусмотреть ограничения по срокам согласования и окончательной подготовки проекта документа.

Как правило, они прописывается в Инструкции по делопроизводству в компании. Важно знать. В обязанности сотрудника службы ДОУ входит осуществление контроля за правильностью оформления проекта распорядительного документа. Только после этого документ передается на подпись руководителю компании или структурного подразделения, а затем регистрируется. Приказы руководителя компании по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваиваются порядковые номера в пределах года.

Учет приказов ведется в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале приказов в ручном режиме. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. Приказы по личному составу регистрируются в кадровой службе. Им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенными индексами: К — для приказов о приеме, переводе, увольнении и др. Оригиналы организационно-распорядительных документов по основной деятельности после регистрации помещаются в соответствующее дело и хранятся в службе ДОУ или у секретаря руководителя.

Исполнителям поручений выдают копии документов, которые после исполнения подшивают в дела соответствующих подразделений. Этап отправки внутренних документов, как правило, отсутствует.

Но есть исключение, когда копии организационно-распорядительных документов необходимо переслать из головной организации в ее территориально разобщенные структурные подразделения филиалы, представительства. Регистрация протоколов коллегиальных совещательных органов компании ведется секретарем коллегиального совещательного органа. Протоколам заседания присваивается порядковый номер в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Плановая документация, статистическая отчетность и т. Доверенности от имени компании выдаются на право заключения договоров соглашений, контрактов , на проведение сделок с имуществом компании, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени компании и др. Доверенности, как правило, готовят юристы компании. Регистрационным номером доверенности является ее порядковый номер в пределах массива этого вида документов в течение календарного года.

Регистрацию и учет доверенностей осуществляет структурное подразделение в соответствии с установленными правилами и процедурами в компании, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах положениях, инструкциях.

Примерные формы журнала книги учета выдачи доверенностей и комментарии по правилам их заполнения приведены в NAAR. По окончании срока действия доверенности работник компании обязан сдать доверенность в структурное подразделение, которое выдавала доверенность. Возвращенная доверенность подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подписанные сторонами договоры регистрируются в структурном подразделении компании в соответствии с установленными правилами и процедурами, которые должны быть прописаны в локальных нормативных актах положениях, инструкциях.

Регистрация договоров производится в базе данных автоматизированной информационной системы или в журнале договоров в ручном режиме. Примерная форма журнала регистрации договоров Дата документа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Оформление внутренних документов производится разными исходя из специфики юридического лица, его задач и требований. Оформление внутренних документов соответствует схеме на первое место в связи со спецификой деятельности организации.

Работа с внутренними документами Делопроизводство от А до Я. Это отличает его от потоков входящих и исходящих документов. Как правило, это наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании. Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Регистрация и организация движения внутренних документов К внутренним документам относятся: локальные нормативные акты: устав, положения, регламенты, инструкции; организационно-распорядительные: приказы, распоряжения и т. Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправленных документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Например, докладные и служебные записки, как и входящие письма, передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу. Проекты организационно-распорядительных документов после их подготовки и согласования специалистами заинтересованных структурных подразделений передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству. Приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства и т. Чтобы процесс согласования документов не затягивался, важно предусмотреть ограничения по срокам согласования и окончательной подготовки проекта документа.

В органах власти руководители могут издавать также постановления решения на основе решений, принятых коллегиально.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов. Журнальная система регистрации документа Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500—600 документов в год.

Глава 1. Документооборот

Документом признается материальный носитель с зафиксированной в нем информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и или их сочетания. Его отличительным признаком является наличие реквизитов, по которым его можно идентифицировать. Их классифицируют по различным признакам: на бумажном носителе и созданные в электронной форме, содержащие текстовую информацию и иные виды информации и т. Подразделяют документацию также на входящую, исходящую и внутреннюю. Исходящей считаются бумаги, созданные внутри компании, но подлежащие передаче третьим лицам. К внутренней относится документация, предназначенная для использования исключительно в рамах организации. Таким образом, внутренним документом является документ, не выходящий за пределы юридического лица. Он обеспечивает решение задач в рамках организации, служит целям организации управления. Перечень внутренних документов В законодательстве четкого такого перечня мы не найдем.

Система делопроизводства в организации: важные вопросы

Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный. К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др. Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях министерствах, концернах в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Этапы прохождения и исполнения внутренних документов. К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

.

Внутренние документы организации

.

Общие нормы и правила оформления документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила оформления документов в организации
Похожие публикации